Nedenstående praksis er et eksempel på en gavekort løsning. Den enkelte klinik kan have andre processer for gavekort.
En placeholder
En gavegiver kommer ind i klinikken og vil købe et gavekort.
Gavegiver kan ikke CPR nummer på den, der skal modtage gaven, så hvordan modtager du så betalingen?
Opret en fiktiv patient (placeholder) med et uægte CPR nummer. Eksempelvis 999999-0001. Navngiv ham efter egen fantasi, eksempelvis Gavekort Nummer 1.
Indbetalingen
Herefter foretages en indbetaling på denne patient.
Der indbetales ved at gå til afregningsbilledet, skriv beløbet, vælg betalingstype og tryk afregn. (der oprettes ingen faktura, kun indbetaling)
Status er nu at patient 999999-0001 har et beløb til gode.
Gavekortet
Udfærdig et fysisk gavekort (ikke en KirCACS feature, brug f.eks. Word, Pages e.l.) og giv gavegiveren gavebeviset.
Noter evt nummeret for den fiktive patient på kortet, så indbetalingen er nemmere at finde, når gavekortet indløses.
Implementering
Nu kommer gavemodtageren ind og afslører først sin betalingsmetode efter behandlingen. Intet problem.
Øvelsen er nu at udbetale hele gave beløbet fra den fiktive patient (placeholderen) og indbetale det igen på patienten.
For at udbetale beløbet fra din placeholder:
Sæt din fiktive patient (f.eks. 999999-0001) i fokus og gå til afregning.
Skriv beløbet med et minus foran, tryk ”kontant” og tryk afregn.
For at indbetale beløbet på den rigtige patient:
Opret gavemodtager og gentag indbetalingen herover.
Ved afregningen af behandlingen kan pengene trækkes fra det beløb patienten har til gode.
Husk dog at justere beløbet, såfremt gavekortet dækker et større beløb end behandlingen koster, ellers udbetaler KirCACS bare resten.
Tjek
Du kan med fordel tjekke, at patientens faktura er udlignet, ved at se på fakturaen på debitor kontokortet.
Alternativt brug ”Tank op /Reserveret”
I første omgang bruges samme ”placeholder” som i forrige model.
Ved indbetalingen på den korrekte patient kan beløbet sættes ind på patientens konto med ”tank op”.
Når behandlinger skal betales, vælges ”reserveret” som betalingsform. Herved vil systemet nedskrive beløbet tilgode efterhånden som det bliver brugt.
Skal der udbetales fra reserveret, skal du vælge tank op med et negativt fortegn på beløbet.