Hovedvaregruppe
Kiropraktik, fysioterapi, zoneterapi og akupunktur.
I forhold til elektronisk indberetning via KirCACS til regionerne og Sygeforsikringen ”danmark”, er det vigtigt at hovedvaregrupperne er navngivet korrekt for disse ydelser. De skal ORDRET hedde:
Kiropraktor sygesikringsydelser
Fysioterapeut ydelser
Zoneterapeut ydelser
Akupunktør ydelser
Findes disse hovedvaregrupper allerede i jeres varekartotek, så skal du IKKE oprette nye/flere så i f.eks. ender med at have 2 forskellige hovedvaregrupper til fysioterapi. Hvis I ønsker yderligere opdeling af f.eks. fysioterapi ydelser, skal du benytte funktionen UNDERVAREGRUPPE.
Findes disse hovedvaregrupper ikke i forvejen, så opret dem ved behov og navngiv dem ordret som de står herover.
Alt det andet
Du kan oprette dine egne hovedvaregrupper efter behov. Det kunne være Massør ydelser, Produkter, Øvrige behandler ydelser, Jordemoder ydelser, Kranio sakrale ydelser osv. OBS! Tjek altid først om der allerede er en hovedvaregruppe til en vare, inden du opretter en ny.
Oprettelse af ny hovedvarehruppe
Hvis du ønsker en ny hovedvaregruppe, oprettes den ved at trykke på ‘plus’ udfor feltet ‘hovedvaregruppe’
Der kommer en lille pop-up hvor du kan navngive hovedvaregruppen.
Tryk på ‘Gem’
Du kan nu finde hovedvaregruppen i dropdownmenuen.
OBS! Du kan ikke ændre navnet efterfølgende. Skriver du forkert, så slet den igen (ved at vælge den i dropdownmenuen og trykke på ‘minus’) og opret en ny med korrekt navn.
Undervaregruppe
Du kan oprette undervaregrupper efter behov/ønske, men er ikke nødvendigt. De kan bruges til yderligere opdeling af ydelser.
F.eks. hvis man sælger flere produkter indenfor samme kategori, f.eks. bolde. Her kunne man vælge at oprette en undergruppe der hed ‘Bolde’ og sætte den på de ønskede ydelser under hovedvaregruppen ‘Produkter’
Undervaregrupper kan sættes på ydelser på tværs af hovedvaregrupper. Så man kunne f.eks. oprette en undervaregruppe der hedder ‘1.gangs ydelser’ og tilføje den undervaregruppe til ydelser både i Kiropraktor sygesikringsydelser og i Fysioterapeut ydelser – hvis man ønsker det.
Oprettelse af ny undervaregruppe
Hvis der ønskes en ny undervaregruppe, oprettes den ved at trykke på ‘plus’ udfor feltet ‘undervaregruppe’
Der kommer en lille pop-up hvor du kan navngive undervaregruppen.
Tryk på 'Gem'
Du kan nu finde undervaregruppen i dropdownmenuen.
OBS! Du kan ikke ændre navnet efterfølgende. Skriver du forkert, så slet den igen (ved at vælge den i dropdownmenuen og trykke på ‘minus’) og opret en ny med korrekt navn.
Oprettelse af nye varer / Rettelse af gamle varer
Vælg en hovedvaregruppe. Du SKAL altid vælge en hovedvaregruppe før man opretter nye varer (eller retter i en vare).
Nogle vare er lagt ind som standard i KirCACS, f.eks. Kiropraktor sygesikringsydelser. ‘Standardprodukter’ kan du ikke rette i eller slette. Hvis du forsøger at slette en standardydelse, vil systemet komme med følgende besked øverst: ‘Standardprodukter kan ikke fjernes’
Standard Kiropraktor sygesikringsydelser bliver automatisk opdateret når der kommer nye priser. Alle andre varer skal du selv huske at opdatere.
Når du opdaterer en pris på en vare f.eks. massage eller fys el.lign., gælder rettelsen fra den dag og det tidspunkt du taster den nye pris ind. Det retter IKKE prisen på allerede fakturerede ydelser. Vi anbefaler at du sørger for at fakturere ALT i ’Patient igangværende’ inden du opdaterer priser.
Klinikker uden offentligt ydernr. har ‘frie ydelser’, så de har ikke nogen standardydelser. Ydelserne opdateres heller ikke automatisk.
Oprettelse af en ny varer
For at oprette en ny vare trykker du på plusset ude i højre side udfor en eksisterende vare. Varen bliver nu kopieret og kan rettes til. (Er der ingen eksisterende vare i hovedvarekategorien finder du plusset i venstre side).
Gennemgå alle felterne og ret til efter behov:
HOVEDVAREGRUPPE: Sættes automatisk, da du jo valgte den korrekte hovedvaregruppe inden du oprettede en ny vare.
UNDERVAREGRUPPE: Vælg evt. en undervaregruppe, men ikke nødvendigt.
KODE: Skal ALTID være unik og bestå af 4 cifre. Dvs. du må ikke oprette flere varer med samme kode. Er du i tvivl om koden allerede eksisterer i varekartoteket, så kan du prøve at søge efter den øverst i søgefeltet.
OBS! Der må ikke være mellemrum i en kode.
Du kan godt tilføje bogstaver til ydelseskoder, f.eks. 1015PFA, hvis du ønsker det. Bogstaverne bliver ikke sendt med til en evt. forsikring, der sender den kun de første 4 cifre. Vær obs på at en 1015PFA ikke automatisk bliver opdateret ved prisjusteringer, da den ikke er en standardydelse.
TEKST: Giv din vare et navn i tekstfeltet. Det er det, der kommer til at stå på fakturaerne.
TOTAL BELØB: Skriv beløbet ind
ORDNING 53 TILSKUD + ORDNING 64 TILSKUD: Sæt sygesikringstilskuddet, hvis det er en sygesikringsydelse.
OBS! Disse felter vil kun være tilgængelig under ‘Kiropraktor sygesikringsydelser’DANMARK: Sæt grønt flueben ved ”danmark” hvis KirCACS skal indberette varen til Sygeforsikringen ”danmark”. OBS! Du kan kun slå flueben til på ”danmark” på hovedvaregrupper som KirCACS kan indberette til danmark elektronisk OG de er navngivet korrekt. Dvs. ‘Kiropraktor sygesikringsydelser’, ‘Fysioterapeut ydelser’, ‘Zoneterapeut ydelser’ og ‘Akupunktør ydelser’.
DANMARK BELØB: Indtast danmark-beløbet. Dette beløb kan ses på de fakturaer, du printer til patienter som forventet ”danmarks” tilskud.
KODEKONVERTERING (ALIAS): Bruger du når din KODE skal konverteres til noget andet når det bliver sendt til regionen eller Sygeforsikring ”danmark”. Sæt et grønt flueben for at benytte kodekonvertering/alias funktionen.
KODE SOM BLIVER SENDt TIL DEN OFFENTLIGE SYGESIKRING OG SYGEFORSIKRINGEN ”DANMARK”: Her vælger du den kode du ønsker at konvertere din varekode til når du sender til regionerne eller Sygeforsikringen ”danmark”.
OBS! Der må ikke være mellemrum i en kode og du kan kun vælge koder som allerede er oprettet i dit varekartotek.Eksempler på kodekonvertering:
1: Sygeforsikringen ”danmark” godkender IKKE fysioterapeut overenskomst-koden 0110 fra fysioterapeuter UDEN overenskomst. De godkender KUN 7710 eller 5110 koden ved 1. konsultation hos en fysioterapeut uden offentligt ydernr. Så hvis du har sat sin 0110 kode op med kodekonvertering og valgt koden 7710 til region/danmark, så vil det blive sendt ind til Sygeforsikringen ”danmark” som en 7710 kode.
2: En klinik har oprettet en kode der hedder 1015GL – som de bruger til +3år patienter, da de ønsker at differentiere dem fra helt nye patienter på ydelseskoderne. Her skal kodekonvertering slås til og feltet til region/danmark skal udfyldes med koden 1015. Så sender systemet en 1015 kode til RLTN (regionen) og Sygeforsikringen ”danmark”. (KirCACS fjerner selv bogstaverne fra 1015GL og sender en 1015 kode til forsikringer + printer den på faktura til private.)
KLINIK OMSÆTNING: Sæt grønt flueben her HVIS omsætningen af ydelsen skal gå til klinikken og ikke behandleren. Det kunne f.eks. være ved salg af mundbind eller bolde, eller ved pålægning af et rykkergebyr ol. Når du så laver en afregning med sådan en ydelse, kan du ikke vælge en behandler, og den vil automatisk blive sat på klinikken.
TANK OP: Sæt flueben her HVIS du ønsker at ydelsen skal være en tank op ydelse. Det betyder at man kan afregne denne ydelse på en patient, hvor beløbet fra ydelsen så bliver sat ind på patientens debitor kontokort til senere brug. Det kunne f.eks. bruges til gavekort eller holdtræning, hvor der forudbetales. OBS! Der bliver IKKE oprettet en faktura, det er kun en indbetaling af et beløb på patientens debitor kontokort, som du så senere kan trække fra.
RABAT: Denne funktion er kun tilgængelig på TANK OP ydelser. Dvs. at der skal være flueben i TANK OP, før du får mulighed for at aktiverer denne funktion. Sæt flueben her HVIS du ønsker at give patienten noget rabat på tank op ydelsen. Det kan du f.eks. bruge til klippekort, hvor de forudbetaler for 9 gange massage, men får 10 behandlinger = klinikken giver rabat svarende til 1 behandling. Hvis 10xmassage koster 2000kr normalt, men du ønsker at give 200kr i rabat ved tank op aftalen, så bliver ydelsen oprettet med 1800kr i total beløb og 200kr i rabat feltet. Ved afregning vil patienten blive opkrævet 1800kr, men der vil blive sat 2000kr ind på deres reserverede konto.
Når varen er oprettet/rettet korrekt trykkes der på ‘Valider’. Skal du lave rettelser i flere hovedvaregrupper anbefaler vi at du trykker ‘Valider’ inden du skifter hovedvaregruppe. Ved tryk på ’Valider’ sker der kun noget hvis systemet opfanger fejl, så kommer der en tekstlinje frem. Ellers trykker du bare Afslut efterfølgende og så er alt gemt.
OBS! Vi anbefaler at du aldrig sletter en ydelse som har været brugt. Hvis man senere skal lave rettelser el. på en faktura som indeholder den ydelse, så kan det give problemer.