Forklaring af finansielle rapporter

Inden vi kommer ind på en kort beskrivelse af de forskellige rapportmuligheder i KirCACS, er det vigtigt at understrege, at der findes to forskellige indstillinger af systemet, der har indvirkning på omsætning og betalinger.

Indstillingen findes under Klinikopsætning og fanen Finans (nederst).

Her kan der vælges at sætte flueben ud for, at det skal være muligt at angive en faktura- og betalingsdato, der afviger fra dags dato.

Er der et rødt kryds, vil man ikke kunne lægge betalinger ind tilbage i tid, så selvom man vælger en dato, der er tidligere end dags dato, vil transaktionen alligevel blive lagt ind dags dato.

Det vil sige, at har man valgt indstillingen med fluebenet, og man retter i en transaktion, så vil det slå igennem på rapporterne tilbage i tid. Er indstillingen sat til det røde kryds, vil man stadig kunne ændre i produktion tilbage i tid, mens omsætning/betaling bliver lagt ind den dag, handlingen foretages.

Dagsrapporten viser det, der er faktureret på den valgte dag.

Øverst ses faktureringen fordelt på ydelseskoder og varenumre. Den vises i tre kolonner, så man har den samlede bruttoomsætning yderst til højre. I kolonnerne til venstre for bruttoomsætningen ses beløbene opsplittet i såvel patient- som regionsandel.

Udligningen viser udligning af fakturaer. FORKLARING TIL ”FOR MEGET ELLER FOR LIDT BETALT”?

Viser på hvilken måde, de fakturerede ydelser bliver betalt (kontant, dankort, region osv.).

Her kan kontantkassen stemmes af. Der står, hvor mange kontanter, der var i kassen ved dagens start, hvad der er indbetalt kontant, om der er hævet byttepenge i banken, der er sat ind i kassen, eventuelle hævninger af kassen til at handle kontant for og endelig kan der tastes en kassedifference ind.

Under detaljer kan man specificeret se, hvad der er sket på den/det valgte dag/datointerval. Der er anført hvem der har betalt hvad, hvad der er faktureret til hvem osv.

Dagsrapporten kan udskrives eller sendes til det excel-format, der hedder CSV.

Listen over igangværende viser data, hvor behandlere har opstartet en behandling, som ikke er afregnet og blevet lavet til en faktura.
Det er godt at afslutte dagen med at tjekke, om der ligger noget her, der ikke er blevet faktureret.

Listen kan udskrives.

Produktionsrapporten viser, hvad der har været af behandlinger i en given periode og dermed hvad hver behandler har omsat for. Beløbene vises såvel brutto som opdelt på patient- og regionsandel.

Der er mulighed for at vælge forskellige visninger af listen, man kan søge efter en specifik debitor eller patient og man kan filtrere på lokation.
Der vil først være data på denne rapport, når de udførte behandlinger er faktureret. Produktionsrapporten vil afspejle det, der er tastet ind i afregningerne i perioden. Dvs. sættes der et behandlernavn på salg af en vare, vil den vare fremgå af rapporten også.

Typisk bruges rapporten til lønafregning af provisionsaflønnede behandlere, hvorfor det frarådes at rette/kreditere i tidligere måneder, når lønnen er lavet, da rapporten så ikke længere vil stemme til lønafregningen.
Listen kan udskrives eller sendes til det excel-format, der hedder CSV.

Rapporten viser, hvad der er faktureret i en given periode. Også her er der mulighed for at vælge forskellige visninger af rapporten, ligesom der kan filtreres på dato og lokation.
Beløbene vises såvel brutto som opdelt på patient- og regionsandel.
Der vil først være data på denne rapport, når de udførte behandlinger er faktureret.
Rapporten kan bruges til at vise klinikkens/lokationens omsætning i en periode og evt. til at afstemme til økonomisystemet. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på, at der rettes i rapporten, hvis fakturaer krediteres.
Listen kan udskrives eller sendes til det excel-format, der hedder CSV.

Forfaldslisten viser alle fakturaer, der endnu ikke er betalt, frem til en given dato. Det er muligt at filtrere på dato, lokation, behandler, om faktura er forfalden og debitortype.
Listen anvendes til opfølgning på, om der er debitorer, der har glemt at betale deres (forfaldne) faktura. Den kan udskrives eller sendes til det excel-format, der hedder CSV.

Samlekontoen viser alle debitorer, der har en saldo. Saldoen kan både være positiv (debitor skylder klinikken penge) eller negativ (klinikken skylder debitor penge).
Klikker man på debitorens navn, kommer man over på dennes kontokort, hvor man specificeret kan se, hvad saldoen sammensætter sig af.
Listen anvendes til at holde øje med klinikkens samlede tilgodehavende samt om der er debitorer med negativ saldo, da denne ikke fremkommer af Forfaldslisten. Listen vil også skulle anvendes til periodisk at stemme af til økonomisystemet.
Den kan udskrives eller sendes til det excel-format, der hedder CSV.

Kontokortet viser alle transaktioner på hver debitors/patients konto. Her kan man altså se fakturaer, kreditnotaer, indbetalinger og udbetalinger. Det er også her, man kan lave en kreditnota eller oprette end indbetaling til en eksisterende faktura. Fakturaerlinjer er gule mens indbetalingslinjer er grønne.
Der er mulighed for at afgrænse pr. dato eller filtrere på lokation og betalingsstatus.
Der kan udskrives et kontokort til f.eks. debitor selv (med logo) eller blot til internt brug (uden logo).

På fakturalisten ses alle fakturaer og kreditnotaer, der er lavet i en given periode. Som på andre lister, er det muligt at sætte flere filtre på. Det er også en mulighed at lave et notat på fakturalinjen, hvis man f.eks. har aftalt henstand med kunden eller afventer noget.
Her får man et godt overblik over, om en faktura er udlignet med kreditnota og i givet fald hvilket/hvilken faktura/kreditnotanummer, der udlignes med.

Bankkontokort

Bankkontokort kan anvendes til at stemme af til kontoudtog fra banken. Man kan filtrere på betalingsmiddel øverst, ligesom det også er muligt at filtrere på enkelte debitorer/patienter og selvfølgelig dato. Rapporten giver et godt overblik over betalinger.

For yderligere gennemgang af funktionalitet og vejledning i brug af rapporterne henvises til brugerhåndbogen.