Hvordan forbereder jeg min klinik på overgangen?
KirCACS sørger for at flytte alt dit data, så der kun få ting du kan gøre som klinik for at forberede dig. Det nye modul lancerer mandag 25. august 2025.
Hold dig og dine kollegaer opdateret omkring ændringer ved at læse og dele sektionen omkring Det nye finansielle modul
I weekenden 23. og 24. august vil KirCACS være ustabilt og til tider utilgængeligt, da der bliver arbejdet i baggrunden på at overførslen. Arbejdet vil for hovedparten foregå om søndagen. Det er altså ikke denne weekenden du skal planlægge at arbejde med større finansielle rapporter i KirCACS.
Fredag 22. august kan du printe klinikkens kalendere for den kommende uge, så du ved hvilke patienter du har i kalenderen, hvis denne skulle være ustabil. Vi bestræber os naturligvis på at overgangen bliver så flydende som muligt, så dette er blot hvis du vil være ekstra forberedt.
Du logger ind samme sted som tidligere - her er ingen ændringer.
Tilgang til billeder via KirPACS vil ligeledes være påvirket.
Hvad bliver flyttet med over?
Alt bliver flyttet med over i det nye modul.
Herunder, men ikke udelukkende:
Anden betaler kartotek
Anden betalere, som har stået på manuel afregning, bliver sat til automatisk, da manuel muligheden fjernes
Varekartotek
Reserverede beløb, udestående og tilgodehavende
For patienter:
Reserveret beløb rykkes over på patientens aconto
Til gode / udestående flyttes til patientens normale konto
Forsikringsbevillinger
Finansielt data
Medarbejder data
Journaler, kalender, bookinger og patient data og alt andet flyttes ligeledes.
Falck og nye krav til faktura uden CPR nr.
Falck har fra 1. oktober 2025 bedt om at faktura fremsendes uden CPR nr. Dette imødekommer KirCACS naturligvis. Du skal gøre følgende i det nye finansielle modul:
Find den ønskede Anden Betaler i Anden betaler kartoteket
Under fanen Faktura fjernes rettetegnet udfor Inkludér alle 10 cifre af CPR-nummer i fakturaer.
Dette er en ny funktion for alle Anden Betalere - ikke udelukkende Falck.
Bemærk funktionen kun findes efter 25. august 2025.
Mine rapporter ser anderledes ud end normalt
Dagsrapporter er altid vis alt som standard, hvorfor "Vis mere" knappen ikke findes længere. Betalingsformer, hvor der intet har været afregnet på dagen (altså 0 kr.), fremgår ikke længere af dagsrapporten.
Hvornår kommer PDF rapporter?
PDF er, mod forventningen fra første webinar, implementeret allerede fra starten.
Hvad sker det med patienter der har noget til gode eller har et reserveret beløb?
Reserverede beløb vil du nu kunne finde under patientens aconto.
Har patienten blot et tilgodehavende, vil dette stå på patientens konto, præcis som tidligere.
Gavekort, holdtræning og lignende kan nu afregnes via patientens aconto i stedet for reserveret beløb.
Jeg kan ikke afregne patienten, afregningsknappen er grå – hvad gør jeg?
Når afregningsknappen er grå kan du holde musen over afregningslinjen og få mere information om hvilken fejl KirCACS har fundet.
KirCACS tager højde for:
Regler fra Regionen for kiropraktor ydelser - fx ydelse 1015 kan ikke afregnes hvis mindre end 3 år siden.
Påkrævet påtegnelse af behandlernavn
Valgt betalingsform
Patientens medlemskab af Sygesikringen danmark
Advarslen vil foregå ude hos sekretæren, som så må konsultere behandleren inden afregning.
Reglerne for overenskomsten er lavet i samarbejde med juristen hos Dansk Kiropraktor Forening.
Hvornår kan "Ignore fejl"-funktionen bruges ved afregningen?
Ignore fejl udfor afregningslinjen i sekretær-afregningsvinduet skal bruges med stor forsigtighed.
Alle regler fra regionen overholdes af KirCACS, så vælger du at ignorer en advarsel fra KirCACS vil du højst sandsynligt få afvist tilskuddet fra regionen efterfølgende. Reglerne for overenskomsten er lavet i samarbejde med juristen hos Dansk Kiropraktor Forening.
Dvs. bruger du knappen kan det betyde mistet indtægt, så brug den kun når du er 100% sikker.
Men hvornår kan knappen så bruges?
Du er 100% sikker i din sag
Du er accepterer risikoen for afvisning fra regionen
Klinikken er ny på KirCACS og fejlen er begrundet i dette skift - f.eks. ved et igangværende pakkeforløb fra forrige system.
Der kommer stadig afvisninger fra regionen, burde det ikke være umuligt med det nye modul?
I starten vil der stadig skulle flyttes data til regionen, som er lavet i det gamle system. Dette kan godt give anledning til afvisninger, da de er lavet inden det nye modul blev lanceret.
Bruges "Ignore fejl"-funktionen flittigt vil det også give afvisninger, som ikke kan reguleres fra KirCACS.
Jeg kan ikke finde "Skal ikke afregnes nu" - hvad gør jeg?
Funktionen er fjernet, da alle linjer skal afregnes samtidig.
Har du brug for at afregne senere har du derfor følgende muligheder:
Når du afregner på forskellige forsikringssager (fx en til fysioterapeut og en til kiropraktor) sørger KirCACS selv for, at det bliver oprettet som 2 individuelle faktura. Så her er "skal ikke afregnes nu" funktionen ikke længere nødvendig.
Undlad afregning og lad regningen ligger i Patient Igangværende.
Alternativt kan naturligvis afregnes via faktura for alle linjer - ved splitbetaling mellem forsikring og patient betyder dette, at der fremsendes både faktura til forsikringen og patienten. Patienten kan så betale fakturaen som aftalt.
Hvad gør jeg, når en debitor kun ønsker samlet afregning fx én gang om måneden?
Da alt fremover skal afregnes på én gang er det ikke længere muligt at vælge "manuel" eller "semi-automatisk" i Anden Betaler kartoteket.
Faktura sendes altså automatisk afsted med det samme, når de er afregnet fra sekretæren.
Ønsker modtager, at der kun afregnes f.eks. én gang om måneden kan fakturaen efterlades i Patient Igangværende, så faktura først oprettes, når ønskes.
Langt de fleste debitorer har dog intet problem med at modtage faktura løbende.
Jeg kan ikke finde "Fjern" knappen i debitor kontokortet - hvor er den?
"Fjern" knappen findes ikke længere i debitor kontorkortet. Alle rettelser skal foregår via "ændre" eller "krediter". På den måde vil du have et spor af faktura og kreditnotater, så du altid kan følge hele processen.
KirCACS vil i højere grad gøre dig opmærksom, når du får lavet samme ændring flere gange.
Hvorfor står der et komma tal i antal ved splitbetaling?
Splitter du en faktura (patienten betaler selv halvdelen, forsikringen resten) vil der stå 0,5 i antal udfor hver af linjerne. Så det sammenlagt bliver 1. Det er den nye måde KirCACS regner på.
Hvordan tæller røntgen ned på forsikringssagen?
Du kan afregne røntgen på en forsikringssag på én af følgende måder:
Der er bevilliget 1 røntgen fra forsikringen og denne har du noteret i rullemenuen "røntgen". KirCACS giver dig nu lov til at trække en røntgen ydelse fra på forsikringssagen. Bruger du mere end en får du ikke lov.
Forsikringen ønsker, at røntgen skal tælle som en behandling, så du har intet noteret i røntgenrullemenuen. Ved afregning tæller røntgen derfor med som 1 behandling. Også selvom den afregnes samtidig med en anden kiropraktor ydelse (f.eks. 1036)