I KirCACS er der mulighed for at downloade dagsrapportdata som en CSV fil. CSV filer kan typisk importeres i bogføringsprogrammer, så man slipper for at skulle taste alle tal ind manuelt. For at man kan gøre dette kræver det at man først laver kontoplansopsætning i KirCACS. Se nedenstående guide.

Hvis I skal bruge hjælp til hvilke konto numre der skal sættes ind i jeres kontoplansopsætning, så skal I tage fat i jeres bogholder/revisor.

Det er kun dem med rollen ’Klinik administrator’ som har adgang til kontoplans opsætningen i KirCACS. Funktionen findes under værktøjskasse-ikonet.

I kontoplansopsætningen finder man alle poster fra en dagsrapport. Man skal her indtaste konto nummeret fra ens kontoplan i ens økonomi system, som svare til posten. Altså der man ønsker beløbet fra den post skal stå.

OBS alle poster skal udfyldes for at det virker korrekt, også selvom det er poster man ikke bruger til noget. Dem man ikke bruger, f.eks. Swipp, kan evt. udfyldes med en fejlkonto fra ens kontoplan.

Selve opsætningen er delt op i 3, delt af en stiplet linje. De gennemgås herunder.

Omsætningen er delt op i alle de hovedvaregrupper, som der er oprettet i klinikken. Derfor kan jeres se meget anderledes ud end dette eks., hvis I f.eks. har færre eller flere hovedvaregrupper.

Husk at tallene som overføres når man trækkes csv filer ud er omsætning inklusiv sygesikringstilskuddet = det fulde honorar.

Nogle deler omsætningen op på forskellige konti i deres regnskab, andre sætter det hele ind på samme konto.

Mange af disse giver nok sig selv, men vi fremhæver 2 ting her.

1. ’Sygesikring – saldo tilgodehavende’ + ’Sygesikring – saldo til afregning’ sættes på den samme balance konto. De giver tilsammen sygesikringsbeløbet svarende til dagens omsætning.

2. ’Udligning af fakturaer’ + ’For meget eller for lidt afregnet’ + ’Faktureret’ sættes på den samme balance konto. De 3 udligner hinanden på sigt, og denne konto kan bruges til at holde øje med ens debitorer i KirCACS. Svarende til ’Debitor samlekonto’ i KirCACS.

Igen giver de nok sig selv, men det fremhæves at ’Indbetalt byttepenge’ oftes kun bruges allerførste gang man skal sætte en kontantsaldo ind i KirCACS. Eller hvis man køber byttepenge til kontantkassen.

Hvis man vælger at trække data ud i perioder, f.eks. dagsrapportdata for hele august måned på en gang, kan data eksporteres på to forskellige måder; Samlet for hele perioden eller per dag.

Under ens Klinik-opsætning kan man på fanen Finans indstille hvordan data skal trækkes ud, når man trækker perioder. OBS For at have adgang til Klinik-opsætning kræver det at man har rollen som Klinik administrator.

Nederst på Finans fanen finder man under Andet ’Eksporter dagsrapport per dag’

Hvis man så f.eks. trækker hele august på en gang vil man få tallene ud samlet for den valgte periode. Altså ét beløb for dankort, ét for bank osv.

Vær OBS på at hvis man vælger denne metode, så kommer beløb for registrerede kontantbilag ikke med, da den ikke kan håndtere det i periodeudtræk.

Ønsker man derimod at data skal trækkes ud per dag, så skal der være et grønt flueben.

Hvis man så f.eks. igen trækker for hele august på en gang vil man få tallene ud fordelt på hver enkelt dato der har været aktivitet.

Man kan altid slå denne funktion til og fra. Husk at afslutte og gemme ved at trykke på ’Opdater system’ øverst til højre.

Når opsætningen er færdig kan man trække dagsrapport data ud i CSV filer, som man så kan uploade i sit økonomiprogram, såfremt det understøtter funktionen.

Man kan også åbne CSV filen i Excel hvis der er noget man ønsker at redigere inden man uploader til sit økonomisystem. Det kan være man bare synes man arbejder hurtigere i excel, end i økonomisystemet og man skal evt. rette nogle modkonti til på kontantbilagene, hvis de ikke alle skal på samme konto el. Husk at gemme i CSV format igen, inden upload i økonomisystemet.

(Hvordan upload I økonomisystemet foregår varierer fra system til system. Hvis I har behov for hjælp til denne del, skal I tage fat i økonomisystemets support.)

Åben dagsrapporten og sæt den ønskede dato, eller periode, og tryk på søg.

Når data er hentet frem tryk da på knappen ’Dagsrapport Alle XX.XX.XX.csv’, og filen hentes ned på computeren.