Oprettelse af nye varer / rettelse af gamle varer
Vælg en hovedvaregruppe. Du SKAL altid vælge en hovedvaregruppe før du opretter nye varer (eller retter i en vare).
Nogle vare er lagt ind som standard i KirCACS, f.eks. Kiropraktor sygesikringsydelser. ‘Standardprodukter’ kan du ikke rette i eller slette. Hvis du forsøger at slette en standardydelse, vil systemet komme med følgende besked øverst: ‘Standardprodukter kan ikke fjernes’
Standard Kiropraktor sygesikringsydelser bliver opdateret automatisk når der kommer nye priser. Alle andre varer skal du selv huske at opdatere.
Når du opdaterer en pris på en vare f.eks. massage eller fys el.lign., gælder rettelsen fra den dag og det tidspunkt du taster den nye pris ind. Det retter IKKE prisen på allerede fakturerede ydelser. Vi anbefaler at du sørger for at fakturere ALT i ’Patient igangværende’ inden du opdaterer priser.
Klinikker uden ydernr. har ‘frie ydelser’, så de har ikke nogen standardydelser. Ydelserne opdateres heller ikke automatisk.
Oprettelse af en ny vare
For at oprette en ny vare trykker du på plusset ude i højre side ud for en eksisterende vare. Så bliver varen kopieret og kan rettes til. (Er der ingen eksisterende vare i hovedvarekategorien finder du plusset i venstre side).
Gennemgå alle felterne og ret til efter behov:
HOVEDVAREGRUPPE: Sættes automatisk, da du jo har valgt den korrekte hovedvaregruppe inden du oprettede en ny vare.
UNDERVAREGRUPPE: Vælg evt. en undervaregruppe.
KODE: Skal ALTID være unik for hovedvaregruppen. Dvs. du må ikke oprette flere varer med samme kode i samme hovedvaregruppe. Hvis du er i tvivl om koden allerede eksisterer i varekartoteket, kan du prøve at søge efter den øverst i søgefeltet. OBS! Der må ikke være mellemrum i en kode.
TEKST: Giv din vare et navn i tekstfeltet. Det er det, der kommer til at stå på fakturaerne.
TOTAL BELØB: Skriv beløbet ind
ORDNING 53 TILSKUD + ORDNING 64 TILSKUD: Sæt sygesikringstilskuddet, hvis det er en sygesikringsydelse. OBS! Disse felter vil kun være tilgængelig under ‘Kiropraktor sygesikringsydelser’
DANMARK: Sæt grønt flueben ved ”danmark” hvis varen skal indberettes til Sygeforsikringen ”danmark”. OBS! Du kan kun slå flueben til på ”danmark” på hovedvaregrupper som KirCACS kan indberette til danmark elektronisk OG hvis de er navngivet korrekt. Dvs. ‘Kiropraktor sygesikringsydelser’, ‘Fysioterapeut ydelser’, ‘Zoneterapeut ydelser’ og ‘Akupunktør ydelser’
DANMARK BELØB: Indtast danmark-beløbet. Det kan du se på de fakturaer, du printer til patienter.
KODEKONVERTERING (ALIAS): Bruger du når din KODE skal konverteres til noget andet når det sendes/printes. Sæt et grønt flueben for at benytte kodekonvertering/aliasfunktionen.
KODE SOM SENDES TIL DEN OFFENTLIGE SYGESIKRING OG SYGEFORSIKRINGEN ”DANMARK”: Her vælger du den kode du ønsker at konvertere sin varekode til når du sender til regionerne eller Sygeforsikringen ”danmark”.
OBS! Der må ikke være mellemrum i en kode.
Eksempler på kodekonvertering:
Sygeforsikringen ”danmark” godkender IKKE fysioterapeut overenskomst-koden 0110 fra fysioterapeuter UDEN overenskomst. De godkender KUN 7710 koden. Så hvis du har sat sin 0110 kode op med kodekonvertering og valgt koden 7710 til region/danmark, så vil det blive sendt ind til Sygeforsikringen ”danmark” som en 7710 kode.
En klinik har oprettet en kode der hedder 0110PDK til brug til PensionDanmark patienter som kommer via forsikringsbooking, da de ønsker at kunne differentiere dem fra alm. 0110 patienter på ydelseskoderne. Her skal de slå kodekonvertering til og udfylde feltet til region/danmark med 7710. KirCACS fjerner selv bogstaverne fra 0110PDK og sender en 0110 kode til forsikringer + printer den på faktura til private.
En klinik har oprettet en kode der hedder 1015GL – som de bruger til +3 år patienter, da de ønsker at differentiere dem fra helt nye patienter på ydelseskoderne. skal de slå kodekonvertering til og udfylde feltet til region/danmark med koden 1015. Så sender systemet en 1015 kode til RLTN (regionen) og Sygeforsikringen ”danmark”. KirCACS fjerner selv bogstaverne fra 1015GL og sender en 1015 kode til forsikringer + printer den på faktura til private.
KLINIK OMSÆTNING: Sæt grønt flueben her HVIS omsætningen af ydelsen skal gå til klinikken og ikke behandleren. Det kunne f.eks. være ved salg af mundbind eller bolde, eller ved pålægning af et rykkergebyr ol. Når du så laver en afregning med sådan en ydelse, kan du ikke vælge en behandler, og den vil automatisk blive tildelt klinikken.
Når varen er oprettet/rettet korrekt trykker du på ‘Valider’. Skal du lave rettelser i flere hovedvaregrupper anbefaler vi at du trykker ‘Valider’ inden du skifter hovedvaregruppe.
OBS! Vi anbefaler at du aldrig sletter en ydelse som har været brugt. Hvis du sltter en ydelse, kan det give problemer, hvis du senere skal lave rettelser el. på en faktura som indeholder ydelsen.